香港企業文件管理工作流程：整合 Kyocera Printer 的數碼轉型實例

現今是數碼化、去紙本化的年代，除了更環保，也是實際需要的考慮，特別香港講求工作效率，工作環境也更講求靈活性，令文件儲存變得有系統及配合上述需要，以及令公司文件數碼化也就變得十分重要。

香港企業文件管理 5 大痛點

儲存空間不足

香港地方寸金呎土，辦公室有空位用來請多一個同事，放多一台電腦，增加工作效率更好，怎可浪費用來擺放文件。而且，現在更多中小企業或初創企業是租用服務式辦公室，又或經常租用不同地方工作，怎會有空間擺放一疊疊的文件呢？

文件搜索需時長，浪費時間

即使有足夠空間儲放，每次找文件的時候也浪費很多時間。即使假設公司有良好的檔案儲存及管理方法，就像圖書館一樣，根據分類、時間、字母順序排列，但每次望住那文件櫃，也至少花上幾分鐘尋找所需的文件，還未計算需要離開坐位，走來走去。不要少看這幾分鐘，已經足夠同事把報價單的電郵擬好，並發送出去。而且長年累月，有機會堆積越來越多文件，需要更多空間存放，難道也要租一個更大的寫字樓？

存取權限風險

有些公司重要文件，不是每一個員工也有權限知道，例如公司與合作伙伴的協議合約、公司同事的員工合約、員工表現評核報告…等。如果擺放在公開的地方，則有洩密的危險，但若用文件櫃把這些文件鎖住，也需要配很多的鎖匙及不同的員工，加上不同文件的閱覽權限也不同，則更難處理。

若有意外，無法復原

一旦公司出現任何意外，例如火燭，文件若被燒掉，則無法復原。又或有日你突然想起一份舊文件有需要的資料，但因為過了幾年，以為文件沒用，所以已經銷毀，無法復原，這樣則有機會影響公司運作。

不能多人同時共用，影響效率

正如一開頭所說，現在的工作更講求效率，例如 Google Sheet、 Google Slides等，多人可以同時使用，同時修改文件；又或簡單一些，普通的Share Drive，也可以同時多位同事一起瀏覽同一份文件，進行不同工作。但用紙本的話，則需要一個完成下一個才可以用，所以也會影響效率。

因此，把文件數碼化，至少可在電腦中同時瀏覽是十分重要。

提升中小企文件管理效率：Kyocera Printer 掃描與 OCR 優勢

有見及此，本文就為你推薦一部TASKalfa系列的A3彩色多功能影印機 – KYOCERA TASKalfa MZ7001ci 。這是一部為香港中小企而設的A3彩色多功能影印機，它配備高速雙面自動掃描功能，每分鐘可處理高達70頁文件(600 dpi)，支援Kyocera Cloud Capture、Kyocera Cloud Information Manager及Kyocera Cloud Print and Scan的功能，可以快速把文本轉為電子檔，方便後續修改或發送。

這部商用影印機內建OCR文字辨識技術，中英文辨識準確度極高，可將掃描文件轉為 PDF，配合Kyocera Document Solutions 軟件，更可將掃瞄文件轉換為Word 或 Excel 格式。

這部辦公室影印機完美實現電子化，而且對比傳統的影印機，MZ7001ci多功能影印機節省 70% 手動輸入時間，例如有過千張發票要入電腦時，需要花大量時間，亦有機會有人為錯誤。除此以外，MZ7001ci 多功能影印機可配合 Kyocera Cloud Information Manager ，Kyocera Cloud Capture 或Kyocera Cloud Print and Scan系統，可設定規則自動分類檔案至指定資料夾，並按預設格式命名，提升整理效率。

步驟指南：從掃描到檔案自動分類的文件數碼化流程

為了讓你的同事、你公司上下的工作更有效率，以下為你制定了一個數碼化的流程，讓你的工作效率提升多達60% (視乎文件量及流程)，除了節省時間，更可節省儲存空間，又不怕文件損毀、又或權限處理問題，因為可以設定密碼，完全有助提升企業文件管理的效率。

第一步：準備文件並設定掃描參數

首先將需掃瞄的紙本文件準備好，謹記移除釘書釘或萬字夾，然後放入TASKalfa Mz7001 ci的自動進紙器。之後在觸控面板選擇掃描解析度 (建議300dpi)、彩色或黑白及雙面掃描選項。

小貼士：文件毋須人手進行翻頁，影印機會自動處理。

第二步：啟動OCR文字辨識系統

在掃描設定中啟用 OCR 功能，選擇辨識語言。然後選擇文件輸出格式。

小貼士：PDF有助保留原本排版，配合 Kyocera 軟件可將掃瞄文件轉換為 Word/Excel檔案。

第三步：設定自動命名規則

透過Kyocera Cloud Information Manager 預設檔案命名格式。

例子：

發票：Invoice_[供應商名稱]_[日期]_[發票號碼].pdf

合約：Contract_[客戶名稱]_[日期].pdf小貼士：透過 Kyocera Cloud Information Manager 可設定自動加入日期、時間或序號作為檔案名稱；如需從文件內容提取特定資訊（如發票號碼），需配合進階 OCR 軟件。

第四步：自動分類至指定資料夾

透過Kyocera Cloud Capture，在內嵌式網頁管理介面，設定分類規則，根據文件類型或關鍵字自動分類，毋須人手逐個檔案搬運，有效節省時間。

例子：

把包括[Invoice]的文件全部存至\\會計部\發票\的文件夾。

香港 SME 真實轉型案例

陳先生是一間物流公司的老闆，已經營業了20多年，一直使用傳統影印機，並將所有文件都列印出來儲存，因為實實在在，比較放心。但近一年發現辦公室空間嚴重不足，而且想執拾、清理舊文件也無從入手，更試過有同事需要找一張舊的報價單作參考，結果找了2個小時才找得到，結果延誤了發送報價單的時間，讓陳先生的物流公司錯失了一單生意。

自此，他聯絡了我們，選用了我們的A3彩色多功能影印機，我們了解到陳先生的需要，教他使用掃瞄並自動分類的功能，將日常發票、合約、運輸文件逐步數碼化，一來解決了他儲放文件的問題，陳先生更表示原來用這個方法處理及管理文件更方便，一找就找得到。